Wie berechnet man Auslagen als Unternehmer richtig weiter?

Wie berechnet man Auslagen als Unternehmer richtig weiter?
30. Mai 2015 Anja Schuschke

Wie berechnet man Auslagen als Unternehmer richtig weiter?

Mitunter müssen Unternehmer ihrem Auftraggeber nicht nur eigene Leistungen, sondern auch angefallene Auslagen wie z. B. Reisekosten in Rechnung stellen. Aber wie stellt man diese Kosten richtig in der Rechnung dar – bezieht man sie mit in die Umsatzsteuer ein oder nicht?

Generell gilt in der Umsatzsteuer der Grundsatz: die Nebenleistung (das sind z. B. die Reisekosten) unterliegt dem Schicksal der Hauptleistung.

Um die Kosten der Nebenleistung abzurechnen gibt es zwei Möglichkeiten, die ggf. davon abhängen, wie Sie sich mit Ihrem Auftraggeber geeinigt haben.

1. Abrechnung als durchlaufender Posten

Der Auftraggeber erhält die Originalrechnungen, die Sie verauslagt haben. Insofern Ihr Auftraggeber die Originalbelege bekommt, handelt es sich beim Bezahlen dieser Rechnungen um verauslagtes Geld und damit um einen durchlaufenden Posten. Damit ist es keine Nebenleistung und die Kosten hierfür dürfen nicht mit in die Umsatzsteuer reingerechnet werden.

Tip:

Führen Sie diese Kosten am besten separat in Ihrer Rechnung auf und kennzeichnen Sie sie entsprechend. Zum Beispiel mit einer Formulierung wie „ Des Weiteren verauslagte ich für Sie beigefügte Originalrechnungen und bitte Sie die Summe i. H. v. xx,xx € ebenfalls zu überweisen.“. Für Ihre Unterlagen heben Sie Kopien der verauslagten Rechnungen auf.

2. Weiterberechnung der Kosten

Sie behalten die Originalbelege und Ihr Auftraggeber erhält lediglich Kopien dieser Belege, als Nachweis dafür, dass Sie auch wirklich diese Aufwendungen hatten. D. h. Sie berechnen die angefallenen Kosten weiter. Dafür ist es sinnvoll, dies in einer gesonderten Rechnungsposition darzustellen.

Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind, sollten Sie die Auslagen in der Rechnung mit ihrem Netto-Wert ansetzen. Sonst muss der Leistungsempfänger Umsatzsteuer auf die (bereits in der Position enthaltene) Umsatzsteuer zahlen. Auf den Gesamtbetrag der Rechnung berechnen Sie dann ganz normal den für Sie gültigen Umsatzsteuersatz.

Sind Sie Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG, müssen Sie die Auslagen hingegen mit ihrem Brutto-Wert ansetzen. Denn dann sind Sie nicht berechtigt, Umsatzsteuer auszuweisen und dürfen auf der anderen Seite keine Vorsteuer in Anspruch nehmen.

Anja Schuschke
Steuerberater Anja Schuschke berät Unternehmen, Vereine und Privatpersonen in ihrer Kanzlei in Berlin-Köpenick. Hier schreibt sie regelmäßig über Gesetze und gängige Fragen rund um das Thema Steuern.