Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Buchhaltung einfach automatisieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Klingt gut, oder?

Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen wird genau das möglich.

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie als Rechnungsempfänger bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Auch wenn es zunächst nach einer lästigen Pflicht klingt, bietet die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Vorteile, die Ihre Buchhaltung effizienter und fehlerfreier gestalten können.

Das ändert sich: Die neue E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen gemäß den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) ausgestellt werden. Das bedeutet, dass Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen müssen, um anerkannt zu werden. Papier- oder PDF-Rechnungen gelten dann als „sonstige Rechnungen“ und sind nur noch unter bestimmten Bedingungen zulässig.

Definition: Was sind E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind solche, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Sie unterscheiden sich von herkömmlichen Rechnungen wie Papier- oder PDF-Dokumenten, da sie maschinell lesbar und verarbeitbar sind.

Zulässige Formate für E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet nicht, dass Sie sich auf ein bestimmtes Format festlegen müssen. Das Europäische Komitee für Normung hat keine konkreten Technologievorgaben gemacht, sodass Sie das Format individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbaren können. Wichtig ist nur, dass die Rechnungsdaten vollständig und korrekt in ein Format extrahiert werden können, das der EN 16931 entspricht.

1. ZUGFeRD-Format.
   Ein in Deutschland bereits genutztes Format ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Es ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einer PDF-Datei, die sowohl für das menschliche Auge lesbar als auch maschinell auslesbar ist.
2. XRechnung.
   Ein weiteres gängiges Format im öffentlichen Auftragswesen ist die XRechnung. Dieses XML-basierte semantische Rechnungsdatenmodell ist seit November 2018 für öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
3. EDI-Verfahren.
   Bestehende Verfahren zum elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, kurz: EDI) können ebenfalls weiterhin verwendet werden, sofern sie mit dem neuen Standard EN 16931 interoperabel sind.

Das bleibt gleich: Die Rechnungsangaben

Auch bei E-Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten sein, um von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß anerkannt zu werden. Dazu gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts
• Aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vereinbarte Entgeltminderungen
• Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

So gehen Sie bei der Umstellung vor

Eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen erfordert einige Vorbereitung:

1. Kompatibilität der vorhandenen Software
   Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System eingehende E-Rechnungen in allen zulässigen Formaten verarbeiten kann. Vertrauen Sie nicht auf eine kostenfreie Lösung der Finanzverwaltung, sondern integrieren Sie rechtzeitig eine passende Erweiterung.
2. Stammdatenqualität
   Aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Lieferanten und Kunden. Diese Daten sind entscheidend für den Rechnungsausgang und -eingang.
3. Kommunikation mit Lieferanten
   Bereiten Sie ein Anschreiben an Ihre Lieferanten vor, in dem Sie um die Zusendung von Rechnungen im gewünschten elektronischen Format bitten. Hier ein Beispieltext: „Wir digitalisieren unseren Rechnungseingangsprozess. Bitte senden Sie uns Ihre Rechnungen ab dem [Datum] ausschließlich an [E-Mail-Adresse]. Wir bevorzugen das Format [Format].“

So archivieren Sie prüfungssicher

E-Rechnungen müssen, wie Papierrechnungen, zehn Jahre lang unverändert aufbewahrt werden. Hier empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das eine einfache Suche und sichere Archivierung ermöglicht.

Zusammenfassung

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Bereiten Sie sich rechtzeitig vor, aktualisieren Sie Ihre Software und Stammdaten und kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

 Hinweis: Diese Informationen ersetzen nicht die individuelle Beratung. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.