Private Nutzung von Firmenwagen: Wie führt man ein Fahrtenbuch?
Generell werden alle Fahrzeuge, die zum Betriebsvermögen gehören, vom Finanzamt pauschal so behandelt, als würden sie auch privat genutzt (mehr zu den Ausnahmen). Die Vorlage eines Fahrtenbuchs hilft, genau nachzuweisen, wie hoch der Anteil der privaten und betrieblichen Nutzung tatsächlich ist.
Welche Angaben gehören in ein Fahrtenbuch?
- Datum jeder Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Fahrt
- Fahrziel
- Fahrzweck z.B. mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner
- Gefahrene Kilometer zwischen Wohnstätte und Betrieb
- „privat“ gefahrene Kilometer (dies ist bei GmbHs nicht möglich – hier existiert kein privater Bereich)
- Dienstreisen: Datum, Reiseziel, Name des Kunden- bzw. Geschäftspartners oder Reisezweck, aktueller Kilometerstand nach Reiseabschluss
- Sonstiges: Umwege, auch aufgrund von Staus oder Umleitungen, müssen ausgewiesen werden
Diese Angaben müssen lückenlos erfolgen. Machen Sie diese Angaben daher zeitnah und fortlaufend. Korrekturen und Ergänzungen müssen kenntlich gemacht werden, um jeden Verdacht von Manipulation zu entkräften. Das Finanzamt akzeptiert bspw. keine losen Notizsammlungen.
Ebenfalls nicht zulässig sind Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen oder Verweise auf andere Unterlagen. Kontrollen durch das Finanzamt erfolgen stichprobenartig, z.B. ob Ihre Kilometerangaben realistisch sind. Als Grundlagen nutzen die Beamten z.B. Inspektionsrechnungen von TÜV oder ASU-Bescheinigungen und vergleichen diese Kilometerangaben mit Ihren Fahrtenbucheinträgen.
Was müssen Sie beim Führen eines Fahrtenbuchs beachten?
Es wird zwischen vier verschieden Arten von Fahrten unterschieden, mit unterschiedlichen ertragssteuerlichen Auswirkungen:
- Privatfahrten: Diese Kosten mindern den Gewinn nicht.
- Fahrten zwischen Wohnsitz und Betrieb: Dies sind Betriebsfahrten, die maximal bis zur Höhe der Entfernungspauschale abgezogen werden können.
- Familienheimfahrten: Im Falle einer doppelten Haushaltsführung werden diese Kosten eingeschränkt ebenfalls als Betriebsausgaben angerechnet (maximal EURO 0,30/ Entfernungskilometer).
- Sonstige betriebliche Fahrten: Alle anderen betrieblichen Fahrten können uneingeschränkt als Betriebsausgabe angesetzt werden (z.B. Kundenbesuche).
- Besteht der betriebliche Fuhrpark aus mehreren Pkw, so muss der Unternehmer für jedes Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen.
Fazit:
Abschließend lässt sich festhalten: je höher die Anschaffungskosten für das Fahrzeug sind, desto sinnvoller kann die Führung eines Fahrtenbuchs als Alternative zur 1%-Methode sein. Welche Methode für Sie passend ist, hängt jedoch von weiteren Faktoren ab, bspw. der Nutzungsintensität des Fahrzeugs. Klären Sie das am besten in einem Gespräch mit Ihrem Steuerberater.
Weiterführende Links zum Thema:
> Tax News: Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
> Tax News: 9 Grundregeln zum Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs
